Поведение руководителя при выездной налоговой проверке

В жизни каждого руководителя наступает день, когда в организацию приходит налоговый инспектор. Сама по себе налоговая проверка достаточно неприятна, но от нее никуда не денешься. Важно правильно и встретить проверяющих, и организовать проверку. Налоговые органы при проведении проверки должны соблюдать нормы Налогового кодекса РФ. Однако, как показывает практика, зачастую нарушаются порядок ее проведения и права налогоплательщиков.
Как вести себя руководителю, чтобы значительно снизить риск негативных последствий проверки? Единого алгоритма нет. Поэтому решения приходится принимать по ходу проверки в зависимости от того, как складывается ситуация.
Фактически у руководителя есть два варианта поведения: беспрекословно выполнять все требования налогового органа либо занять жесткую позицию отстаивания прав организации. Часто выбор падает на первый вариант поведения, дабы «не испортить отношения» с налоговым органом, не навлечь на себя дополнительную проверку и пр. Подобные опасения, как правило, рождаются из-за того, что руководитель, как налогоплательщик, не знает досконально своих прав при проведении налоговым органом проверки. Такое поведение может сослужить директору плохую службу, так как полное подчинение незаконным требованиям должностных лиц налогового органа в дальнейшем может быть расценено как согласие налогоплательщика с тем, что он умышленно совершает налоговые правонарушения. Поэтому с неправомерными действиями налоговых органов директору можно и даже нужно бороться.
Часто подготовка организации к проверке сводится лишь к тому, что проверяется налоговая документация, а именно ее наличие и правильность оформления. Бесспорно, это важно, но не стоит забывать и о других не менее существенных и законных мерах, которые позволят свести до минимума негативные последствия проверки. Налоговый инспектор приходит на проверку в целях выявления допущенных организацией нарушений, сбора необходимой информации и документов, подтверждающих факт совершения налогового правонарушения. Учитывая это, перед началом проверки целесообразно провести инструктаж сотрудников о правилах поведения сотрудников во время ее проведения. В частности, нужно оговорить порядок представления запрошенных для проверки документов и другой информации, касающейся предмета проверки.
Если есть сомнения в правильности исчисления тех или иных налогов (а также для определения сумм риска), разумно до начала проверки привлечь внешних аудиторов – специалистов «Аудиторской фирмы «Зеркало». Возможно, на основании полученного аудиторского заключения, придется доплатить суммы налогов и пени, что позволит в дальнейшем избежать штрафных санкций.
В день прихода в организацию налогового инспектора директору в первую очередь следует ознакомиться с решением налоговой инспекции, которое должно быть подписано только ее руководителем (или его заместителем). Стоит обратить особое внимание на цель проверки, проверяемый период, предмет проверки (перечень налогов и др.), список должностных лиц, которые направлены для ее проведения. Вместе с решением должны быть представлены служебные удостоверения прибывших на проверку инспекторов. Только после этого представители налогового ведомства могут приступить к проверке.
Отметим, что в соответствии со ст. 87 НК РФ налоговые органы в рамках проверки вправе требовать от налогоплательщика документы лишь за три календарных года, непосредственно предшествовавшие году проведения проверки. По общему правилу продолжительность проверки не должна превышать двух месяцев. В исключительных случаях срок проверки может увеличиваться до трех месяцев.
В ходе проверки налоговый инспектор вправе истребовать необходимые для проверки документы. Требование должно содержать наименование и вид документов. Представлять следует только те документы, которые необходимы для проверки налогов, перечисленных в решении о проведении проверки. Если требование не содержит конкретного перечня документов, то согласно судебной практике основания для привлечения к ответственности за каждый непредставленный документ отсутствуют. Кроме того, представление истребуемых документов должно быть предусмотрено законодательством.
Налогоплательщик вправе требовать от должностных лиц налогового органа соблюдения законодательства о налогах и сборах. Важно документально фиксировать все нарушения, допущенные проверяющими во время проведения проверки. Это можно оформить в виде акта о нарушении, докладных записок и пр. Таким образом, в случае последующего обращения в суд или вышестоящий орган у организации будет доказательственная база.
В соответствии со ст. 89 НК РФ по окончании выездной налоговой проверки инспектор составляет справку, в которой фиксируется предмет проверки и сроки ее проведения. Однако из приведенной нормы не следует, что такая справка должна представляться плательщику, и на практике часто возникает ситуация, когда организация не знает об окончании проверки до момента получения акта по результатам проверки. А знать дату окончания проверки просто необходимо, так как после получения справки об окончании проверки организация вправе отказать представителям налоговых органов в представлении дополнительных документов, поскольку они могут быть истребованы только в процессе проведения проверки.
Не позднее двух месяцев с момента составления справки налоговый инспектор должен оформить акт налоговой проверки с указанием документально подтвержденных фактов нарушения законодательства о налогах и сборах, а также со ссылками на первичные бухгалтерские документы и иные обстоятельства, подтверждающие налоговые правонарушения. Руководителю организации не стоит отказываться от подписания акта выездной налоговой проверки, даже если он с ним не согласен, так как акт действителен и без его подписи. И кроме того, подписание акта свидетельствует не о согласии с его содержанием, а о получении экземпляра для ознакомления. Поэтому отказ может стать препятствием к конструктивному решению разногласий.
Получив акт, необходимо провести его глубокий анализ для проверки обоснованности всех изложенных фактов. Если обнаружены неточности, искажение фактов хозяйственной деятельности, руководитель может принять решение о подаче возражений по акту проверки. На подготовку возражений Налоговый кодекс РФ отводит налогоплательщику две недели, поэтому на акте проверки должна стоять реальная дата его вручения организации.
Опыт «Аудиторской фирмы «Зеркало» показывает, что доводы, изложенные в возражении, следует подтверждать документально, одного перечисления фактов, с которыми налогоплательщик не согласен, недостаточно. Подача возражений по акту проверки является правом руководителя, а не обязанностью. Непредставление их в налоговый орган не повлияет на возможность обжалования вынесенного решения в вышестоящем налоговом органе и (или) в суде. Поэтому, если руководитель уверен, что его доводы не будут приняты во внимание налоговым органом, то до вынесения решения по результатам проверки можно не указывать инспекции на допущенные ею ошибки и оставить их до судебного разбирательства. Тем более что суд принимает и изучает представленные документы независимо от того, подавались они в инспекцию или нет.
Руководитель налогового органа (или его заместитель) в течение 14 дней со дня получения возражений рассматривает акт проверки, а также материалы и возражения. По результатам рассмотрения материалов проверки он выносит решение или о привлечении налогоплательщика к ответственности, или об отказе в привлечении, или о проведении дополнительных мероприятий.
В случае несогласия с решением налогового органа, вынесенным по результатам проверки, в соответствии со ст. 137 НК РФ организация вправе обжаловать его. Статьей 138 НК РФ определено, что жалоба может быть подана в вышестоящий налоговый орган (вышестоящему должностному лицу) или в суд. Каждое отступление от установленных правил проведения проверки, выявленное и зафиксированное предложенными выше способами, позволяет руководителю ставить вопрос о недействительности выявленных в ходе проверки фактов налоговых правонарушений. Таким образом, для защиты прав и законных интересов организации руководителю необходимо всесторонне оценить риски и определить конкретные действия, предпринимаемые им в ходе выездной проверки. Главное не бояться испортить отношения с налоговыми органами, а в полной мере использовать все возможности, предусмотренные законодательством, во избежание неблагоприятных налоговых последствий.